מיקור חוץ לשירותי RMA

היי,
חלק מהפעילות בחברה הוא תיקון כרטיסים אלקטרוניים של חברות אחרות או במילים אחרות מיקור חוץ לשרותי RMA.
במצב רגיל הייתי פותח מספר RMA לסחורה שהוחזרה מלקוח ובמקור אני מכרתי לו את אותו מק"ט שהורכב אצלי ולו יש פרוייקט עם הזמנה שנסגרה ועכשיו אני פותח אותה ואפילו את הפק"ע של הייצור שלה ויש לי מספר מכשיר למוצר.
אבל, במקרה הזה המוצר עצמו נבנה ע"י הלקוח. בהתחלה אין לי מק"ט עם עץ מוצר פרוייקט והזמנה שנשלחה ללקוח או פק"ע ומספר מכשיר.
אני כרגע חושב לפתוח אצלי מק"ט X לכל כרטיס ומק"ט שנקרא תיקון מק"ט כרטיס X.
למעשה יש לי חוזה מול אותו לקוח עם מחירון לתיקון סל כרטיסים במחיר קבוע לכל כרטיס אבל אני רוצה לעקוב אחרי עלות התיקון בפועל ולשייך רכש ושעות אדם בפרוייקט.
איך אתם ממליצים לממש את זה? האם אני צריך לעבור דרך מספרי RMA? האם לנהל מספרי מכשיר או רק סידורי של הכרטיס? האם להשתמש במודול שירות ופרוייקטים כמו שאני עושה בפעילויות אחרות בחברה בהם אני גם משייך חוזה לקריאות שירות? האם לתת מק"ט פנימי זהה למק"ט היצרן?
תודה מראש ומצטער אם טעיתי בהתנסחות פה בפורום. זאת ההודעה הראשונה שלי.
דרור.