התרעה על קבלת סחורה מספק בכמות שונה מהמוזמן

שלום,
המחסנאית מקבלת סחורה ולא תמיד יכולה לספור פיזית,
לפעמים מתגלה הפרש בין המציאות לרשום בתעודה ואז מתחיל סצנריו של תקשורת כזו או אחרת עם הרכש שלא תמיד עובד טוב מכל מיני סיבות. (זמינות, לחץ בעבודה, וכו…)
לכן אני מחפש פתרון מערכתי כזה שהמחסנאית תדווח על השינוי והרכש יקבל הודעה וימשיך לפעול.

האם הובנתי ?

זה הענין, אני מחפש איך לדווח באותה תעודה את הכמות הנכונה ושזה גם יגרום למשלוח הודעה.