שאלה בנוגע לכספים בזום – מחפש פיתרון

1. תהליך מכירה אצלנו בחברה עובד ככה: הזמנת לקוח (כאשר 20% מערך ההזמנה משולם במזומן ו80% ישולמו במועד האספקה בתשלום שוטף + 90).
כשאני מזין תנאי תשלום שמחולקים בצורה הזו במערכת התהליך משתבש:

אני עושה חשבונית מרכזת על הסכום של המקדמה במזומן (ללא שיוך להזמנה כי ההזמנה עדיין לא סופקה). (במצב כזה כבר המערכת לוקחת את הסכום של המזומן ומחלקת ל20% לתשלום עכשיו ועוד 80% לתשלום ש+90).

אח"כ כשאני מספק את ההזמנה ועושה תעודת משלוח וחשבונית מרכזת על ההפרש, גם ההפרש מחולק ל20% מזומן ו80% ש+90.

האם יש למישהו פיתרון למצב כזה? אשבל לא עונים תשובות ענייניות חשבתי להתייעץ בפורום.