חיפוש לקוחות

קיימת לי בעיה בארגון – כיום עובדי החברה השונים מחפשים לקוחות וכשהם לא מוצאים אותם במערכת על סמך השם או על סמך הטךפון במסך "לקוח " אז הם פותחים תיקים חדשים ובכך נוצרים לי תיקים כפולים .(הם אינם נכנסים לחיפוש באנשי קשר )

1.רציתי לדעת מהי הדרך הכי מהירה והכי יעילה לחיפוש לקוחות במערכת ? האם ישנה אפשרות לחיפוש על סמך טלפון של לקוח וטלפונים של אנשי קשר במאותו המסך ?

2. כיצד ניתן למנוע תיקים כפולים במערכת על סמך מספר טלפון , טלפון נייד ?

תודה מראש
יניב