התהליך הוא כזה:
במסך לקוחות יש להגדיר כתובת מייל של הלקוח.
מפיקים לאקסל דוח גיול חובות מתפריט דוחות גיול,מבצעים הסרת כפילויות על עמודה חשבון.
מפיקים דוח הדפסת חובות פתוחים ללקוח,במסך הקלט בשדה חשבון לוחצים F6 פעמיים,מעתיקים למסך את כל מספרי החשבון מתוך האקסל בסעיף הקודם,ויוצאים מהמסך,במסך הקלט הבא הדפסה/משלוח בוחרים באפשרות דואר אוטומאטי,בוחרים את תצורת ההדפסה,ומסמנים כמסמך PDF ולוחצים אישור.
בצורה זו ישלח מכתב נפרד לכל לקוח במייל.