קריאת שירות – טקסט קבוע לקריאה עפ"י סוג קריאה

אהלן,
יש למישהו רעיון איך אפשר להכניס טקסט קבוע לסוג קריאה מסויים?
אסביר את הצורך:
בחברה בה אני עובדת יש המון סוגי קריאות שירות, חלקן עבור טיפול במכשיר במעבדה, חלקן עבור ביקורת למכשיר אצל לקוח, תיקונים מסוגים שונים, במחלקות שונות ועבור מוצרים שונים.
אנחנו מנהלים חיתוך עפ"י סוג קריאה
יש מכשירים מסוימים שכאשר בודקים אותם יש לרשום נתונים, למשל שעות עבודה של המכשיר, ערכים שנרשמו בו וכו…
אני רוצה להכניס לסוג הקריאה של כל מכשיר טבלה עם הערכים שיש לבדוק – שהטבלה תעלה באופן קבוע לסוג הקריאה המסויים והטכנאי ימלא בה את הערכים.

איך אפשר לעשות את זה?
יש דרך אחרת?
אשמח לקבל רעיונות

תודה
רותם