התאמות

כל עיסקה כספית (נניח מול לקוח), מתחילה בהפקת חשבונית מס ומסתיימת בהפקת קבלה בעקבות התקבול המתקבל מהלקוח.
הפקת חשבונית מס יוצרת תנועת יומן אשר מסמל חוב של הלקוח כלפי החברה. בשפת הנהלת חשבונות מכנים זאת "תנועה פתוחה". כאשר מתקבל הסכום של אותו החוב שיצרה החשבונית, רק אז ניתן לסגור את ה-"תנועה הפתוחה" על-ידי יצירת "קשר" בין התנועה הראשונית של החשבונית לבין התנועה הסופית של הקבלה. אותו קשר נקראת "התאמה".
במסך הבן תנועות החשבון – שנה נוכחית של מסך חשבונות לקוחות, ניתן לראות קשר כזה אם ייבחן חשבון לקוח כלשהו אשר הופקה עבורו חשבונית ואחר-כך שולם החוב עבור אותו החשבונית. הקשר נרשם בשדה 'מס התאמה פנימית' כאשר החשבונית יצרה תנועה בחובה והקבלה על אותו הסכום יצרה תנועה בזכות, ושתי התנועות מקבלות אותו מספר התאמה.

מדוע הצורך בביצוע התאמה לחשבונות לקוחות (וספקים)?

עבור דוחות גיול חובות. כפי שציינתי מקודם, תנועת החובה של החשבונית יצרה חוב של הלקוח כלפי החברה. כל עוד לא בוצע התאמה לתנועת קבלה (גם אם התקבל התקבול והופקה קבלה), עדיין אותה תנועת החשבונית תופיע בדו"ח גיול החובות. ההתאמה יוצרת את הסגירה הנחוצה של התנועה ומסירה אותה מהחוב.

ברוב המקרים המערכת מבצעת התאמה אוטומטית של הקבלה לחשבונית כאשר פועלים לפי המתכון הנכון של קישור החשבונית (או מספר חשבוניות) לקבלה.
במידה ומופקת קבלה בטרם הפקת החשבונית, המערכת לא תמיד תוכל לבצע את הקישור באופן רטרואקטיבי כאשר תופק בעתיד החשבונית. לכן יש צורך לבצע התאמה באמצעות ספריית "ניתוח כרטיסים".
ישנם גם מצבים אחרים בהם מופקות מספר חשבוניות בסכומים שונים, והתקבול המתקבל אינו תואם באופן מלא לכל הסכומים של החשבוניות. במקרה הנ"ל ניתן לפצל את סכום הקבלה ולבצע התאמות חלקיות לרוב החשבוניות.

כל הנושאים האלו מוסברים בפרוטרוט באשפי ההתאמות (מסלול: כספים > הנהלת חשבונות > התאמות > אשפי התאמות)

אלון.