הדרך הנכונה לטפל במצב בו יש הפרש בין התקבול לבין חוב הלקוח: לאחר סימון החשבוניות במסך הבן "סימון חשבוניות" יש לעבור למסך הבן "חשבוניות לתשלום" ולסמן כמה כסף קיבלנו בדיוק בגין כל חשבונית.
נניח שיש לך לקוח החייב 3 חשבוניות של 1,000 ש"ח והעביר תשלום של 2,500 ש"ח. במקרה זה יש לברר בוודאות מי היא החשבונית שלא שולמה במלואה, לגשת למסך הבן "חשבוניות לתשלום" לדרוס את הסכום הרשום ורשום במקומו את הסכום שקיבלת בפועל (על פי הדוגמא לעיל למחוק את ה 1,000 ולרשום 500).
במקרה זה סה"כ התקבולים יהיה זהה לסה"כ החשבוניות והקבלה תיסגר.
במקרה שבו קיבלת תקבולשהוא גדול יותר מסה"כ החוב (נניח קיבלת 3,100 ש"ח על חוב של 3,000) יש לגשת למסך "חשבוניות לתשלום" ולהוסיף בו שורה ידנית שמופיע בה סכום ההפרש, קרי: שורה של 100 ש"ח.
פעולת הוספת שורה זו מתבצעת ע"י ההפעלה הישירה אותהניסית להפעיל. יחד עם זאת על פי פניות שקיבלתי ממספר לקוחות, בפונקציה זו יש תקלה בוורסיה הנוכחית ועל כן אני ממליץ להמנע ממנה עד להרצת עדכון הוורסיה הבא שתבצעו.
בנוגע לקבוע הכספים להתאמה אוטומטית
במידה והפרשים קטנים בין תקבול לחוב נחשבים בארגון כתקינים ובחינתכם יש לזכות את הלקוח במלוא החוב ואת ההפרש להעביר ל"הפרשי התאמה" או משהו שכזה.
במקרה זה ניתן לקבוע את ערך הקבוע MaxReconVar על הסכום שנחשב להפרש "חוקי".
בנוסף יש לגשת לתפריט: כספים > תחזוקת כספים > הגדרות כספים > הגדרת חשבונות > מסך חשבונות מערכת, לאתר את הרשומה "הפרשי התאמות" ולרשום לידה את מספר חשבון הנה"ח אליו יש להעביר את ההפרש.
כעת, כדי שכל התרגיל יעבוד: חובה לבצע את האמור לעיל (קרי לסמן חשבונית, לעבור למסך הבן "חשבוניות לתשלום" ולרשום את הסכום שהתקבל בפועל) ואזי, בעת סגירת הקבלה תרשם תנועת התאמה אוטומטית על ההפרש
חג שמח
.
