הזמנה לא מחייבת תקציב בפועל, היא מחייבת תקציב
באופן זמני בלבד, עד שסוגרים אותה. אם תפתחי דוח ניצול תקציב – הוא מחולק לניצול בהזמנות פתוחות ולניצול בפעול (ניצול בפועל הוא בחשבונית – זהו חיוב "קבוע" של הסעיף).
התהליך עובד בצורה באה: נניח שיש לך סעיף תקציבי "הוצאות מחשוב" עם הקצאה של 10000 ש"ח. פתחת הזמנת רכש למספר מחשבים על סך 3000 ש"ח והכנסת את הסעיף המדובר לתוך ההזמנה. במצב הזה דוח ניצול תקציב יציג לך 3000 בניצול בהזמנות פתוחות ולא יציג כל ניצול בפועל (מכיוון שחשבונית עדיין לא נפתחה), כלומר, יתרת התקציב שלך בשלב זה היא 7000.
המחשבים הגיעו וספק שלך לך חשבונית. ברגע שהקלדת חשבונית על בסיס הזמנת הרכש – היא תחייב את סעיף "הוצאות מחשוב" בפועל.
כאן נכנס עניין של סוג החשבונית. אם את משתמשת בחשבונית ספק – היא תסגור הזמנה מכיוון שחשבונית מסוג זה מבצעת גם תנועה במלאי. במצב הזה הדוח יציג 3000 ש"ח חיוב בפעול, ושום חיוב בהזמנות פתוחות, כי הזמנת הרכש הרלוונטית נסגרה. היתרה היא, כמובן, גם 7000 ש"ח, רק שתקציב מחויב כרגע באופן "קבוע" – בפועל.
אם את משתמשת בחשבונית ספק מרכזת – ברגע שתפתחי אותה על בסיס הזמנת הרכש, היא לא תסגור את ההזמנה, כי חש. מרכזת לא עושה תנועה במלאי. במצב הזה הדוח יציג 3000 חיוב בהזמנות פתוחות ועוד 3000 חיוב בפועל (כי גם יש חשבונית וגם הזמנת הרכש שעליה היא מתבססת עדיין פתוחה). היתרה היא במצב הזה היא רק 4000 ש"ח, לכן יש לסגור הזמנה באופן ידני במקרה הזה. כשהדבר יקרה, חיוב בהזמנות פתוחות ייעלם, והיתרה תהיה "תקינה" – 7000.
אם את עובדת בדרך השנייה – הייתי ממליץ לא לחייב את ההזמנה, אלא לפני כן לפתוח תעודת קבלה למלאי שתסגור את ההזמנה באופן אוטומטי ולא תצטרכי לזכור לסגור אותה ידנית. במקרה הזה תראי בדוח ניצול תקציב סעיף נוסף – חיוב בתעודות מלאי (3000 יעברו מהזמנות פתוחות לשם) – היתרה תהיה שווה 7000 ש"ח. ברגע שתפתחי חשבונית מרכזת על בסיס תעודת הקבלה – החיוב בתעודות מלאי ייעלם ויופיע חיוב בפועל של 3000 עקב החשבונית המרכזת. היתרה תהיה "תקינה" 7000, ללא חיובים "כפולים".
אני ממליץ לך לעשות מספר ניסויים בסביבת תרגול: לפתוח הזמנות עם סעיף תקציבי, לבסס עליהן חשבוניות מסוגים שונים, לפתוח תעודות מלאי וכדומה – תוך בדיקה של דוח ניצול תקציב אחרי כל שלב.
אלכס.
